En sekreterare har en mycket stark position i alla organisationer. När en person går in i ditt företag för första gången, är den första personen han troligt skulle se din sekreterare eller receptionist och hur han behandlas av dem skulle göra långt i att skapa ett intryck av ditt företag på besökarnas sinne.

Därför är det inte felaktigt att säga att sekreterare / receptionister är bildskapare i ditt företag. De måste veta hur de ska klä sig bra, prata bra och till och med prata bra; de måste också vara människor som kan hålla konfidentiell information och kan vara punktliga på jobbet varje dag. Några av de saker man ska se upp när man intervjuar för en sekreterare eller receptionistposition inkluderar:

6 faktorer att se upp när du intervjuar en sekreterare / receptionist

Erfarenhetsnivå -: Du bör ta reda på hur mycket kandidaten vet om att vara receptionist / sekreterare och huruvida hon har haft en liknande position tidigare.
Färdigheter -: En annan sak att leta efter är kandidatens färdigheter som kommunikations- och skrivfärdigheter.
Förmåga att arbeta med överordnade -: Mottagare / sekreterare skulle oftast ha äldre arbetstagare som de förväntas arbeta med. Du skulle vilja veta om den här personen kan fungera bra med sina överordnade.
Kommunikationsförmågor på kontoret -: Du skulle också vilja bestämma om den här personen kan hantera de olika personligheter som hon troligt kommer att möta varje dag.
Punktlighet -: Varannan person kan spela jobbsans, men inte receptionisten. Den position hon har är så viktig att hon måste vara på jobbet t hela tiden och du måste ta reda på om den här personen kan göra det.
Multi-Taking Skills-: Arbetsbelastningen för en sekreterare är vanligtvis tung. Hon måste skriva, svara på samtal, ta emot gäster och göra en hel del saker samtidigt. Förmågan att multiverka är en mycket viktig färdighet som varje sekreterare måste ha.

Hur man förbereder sig för en sekreterare / receptionistintervju

Välj en plats för intervjun . Platsen bör vara en lugn plats med mindre distraktion.
Bestäm intervjutidpunkten . Hur länge intervjun kommer att pågå.
Välj intervjupanelen . Om du har en personalchef bör han vara i intervjupanelen. Du bör också inkludera några av de personer receptionisten skulle arbeta med inom organisationen.
Skriv ut en kopia av varje kandidats curriculum vitae och överlämna den till medlemmarna i intervjupanelen så att de kan lära sig några saker om kandidaten och veta några av de frågor som ställs innan intervjun.
Förbered dina frågor i förväg och bestäm vem som ska ställa var och en av frågorna.

Några av de frågor du bör ställa under intervjun inkluderar:

35 Möjliga frågor du kan ställa blivande sekreterare / receptionister

Har du någon erfarenhet av kalenderunderhåll och mötesplanering? Om ja, hur planerar du ett möte?
Vilka är de saker som måste tas om hand när du planerar ett möte?
Vilken kalenderhanteringsprogramvara är du bekant med?
Vad är konfidentiell information?
Om en information / fil är taggad konfidentiell, hur skulle du hantera den?
Berätta vad du vet om arkiveringssystem.
Hur håller du register?
Hur skulle du hantera arkivering av datorer?
Vad är ett formellt och informellt brev?
Vad skulle du inkludera i ett formellt brev som du inte skulle bry dig om att ha i ett informellt brev?
Har du prov på några formella brev du har skrivit tidigare?
Vilka är de olika typerna av företagskommunikationssystem?
Vilken programvara eller applikation använder du för att säkerställa att du skriver rätt?
Ge sekreteraren ett brev med några fel och be henne att redigera brevet på några minuter.
Vilka utmaningar står du inför när du försöker tillhandahålla skriftlig kommunikation?
Vilka åtgärder gör du för att säkerställa att filer lätt hittas särskilt i din frånvaro?
Varför vill du lämna ditt nuvarande jobb?
Vilka förslag eller förbättringsråd har du till oss baserat på våra nuvarande sekretariatsförfaranden?
Om du hade flera prioriteringar som krävde hantering samtidigt, hur väljer du vilken som ska hanteras först?
Beskriva flera uppgifter?
Tror du att du kan göra flera uppgifter?
Tänk om du upptäcker att din arbetsbelastning är lite för tung, vad skulle du göra?
Hur skulle du hantera strikta tidsfrister?
Berätta om en tid då du var tvungen att hantera en mycket strikt tidsfrist inom en otillräcklig tid.
Vilken typ av programvara och applikationer är du mycket bekant med?
Vad är din skrivhastighet?
Vad är det som en sekreterare förväntas göra vid ett ledningsmöte?
Hur hanterar du svåra personer på telefon?
Har en besökare eller kund någonsin varit oförskämd mot dig? Om så är fallet, hur kände du dig och hur hanterade du det?
Hur hanterar du arga kunder?
Är du en mycket snabb arbetare eller gillar du att ta dig tid så att du inte gör misstag istället?
Vad är korrekturläsning?
Vad är saker du bör se efter när du läser korrektur?
Gillar du att arbeta med andra människor eller föredrar du att arbeta ensam?
Vad är det minsta beloppet du kan ta om du erbjuds detta jobb?

Det här är de grundläggande frågorna du bör ställa kandidater som intervjuar för en sekreterare / receptionist. Du kan också överväga att gå ett steg längre genom att ge kandidaten några praktiska uppgifter att utföra som att skriva ett brev eller svara på ett telefonsamtal.

Du bör också observera hur kandidaten klär sig och komporterar sig själv; sekreterare ska vara välklädda, artiga och ha gott beteende hela tiden. Eftersom personen också skulle hantera mycket konfidentiell information, kanske du vill undersöka kandidatens bakgrund och be om referenser så att du kan vara på den säkra sidan.