Det spelar ingen roll hur mycket du har spenderat på att försäkra olika aspekter av ditt företag; du behöver fortfarande en affärskontinuitetsplan.
En kontinuitetsplan gör det enklare för dig att hantera katastrofer och få ditt företag igång igen i händelse av en oförutsedd olycklig händelse. Med en verksamhetsplan för kontinuitet, skulle du inte behöva förlora mycket vad gäller potentiella företag, kunder och anställda när en katastrof inträffar. Du skulle kunna fortsätta ditt företag igen precis som ingenting hände.
En affärskontinuitetsplan är en av de billigaste formerna av försäkringar ett företag kan ha eftersom det inte skulle kosta dig något. Men tyvärr föredrar många företag att vidarebefordra denna viktiga aspekt och brukar inte bry sig förrän det blir för sent. För att utveckla din egen verksamhetsplan för kontinuitet, här är några av de checklista du bör inkludera.
Att skriva en affärs kontinuitetsplan - Provmall / checklista
1. Lista planens mål och mål
Först måste du tydligt analysera ditt skäl för att skapa en kontinuitetsplan såväl som de mål du vill uppnå. Naturligtvis är ditt huvudsakliga mål för att skapa en kontinuitetsplan att hjälpa ditt företag att studsa tillbaka så snabbt som möjligt om det drabbas av en katastrof. Du bör ange detta i affärskontinuitetsplanen (BCP) såväl som naturen av potentiella katastrofer.
2. Säkerhetskopierad personal
Därefter bör du göra en lista över personal som tar ansvar för beslutsfattande eller fyller viktiga roller när katastrof inträffar. Vissa jobbfunktioner är för viktiga för att lämna tomma av någon anledning, eftersom att lämna dem lediga kan leda till ännu större problem för företagets fortsatta existens. Du bör identifiera sådana positioner och skapa en lista över personer som skulle fylla sådana tjänster tillsammans med deras kontaktadresser, e-postadresser och telefonnummer och all annan nödvändig kontaktinformation.
3. Externa kontakter
Förutom de interna kritiska positionerna är vissa externa positioner också mycket kritiska - som företagskonsulter, företagsadvokater och revisorer, bankirer och konsulter för informationsteknik. Oftast bör dessa vara människor som är instrumentella och kan hjälpa till att hjälpa företaget att hoppa tillbaka snabbt. Du bör skapa en lista över sådana personer såväl som deras kontaktadresser och inkludera den i din affärs kontinuitetsplan.
4. Utrustning
Gör samma sak också för kritisk utrustning. Finns det maskiner eller utrustning som är avgörande för driften av ditt företag? Finns det någon speciell programvara som innehåller viktig affärsinformation ? Du bör göra en lista med sådan utrustning och mjukvara. Och om det finns några säkerhetskopior utanför webbplatsen, bör dessa också inkluderas.
5. Affärsdokument
Varje företag har vissa viktiga dokument och affärsdokument, som inkorporeringsdokument, skatteintyg, bankuppgifter, hyresavtal och personalinformation. I händelse av att en katastrof som brand eller översvämning inträffar kan sådana dokument gå förlorade och därmed leda till ytterligare komplikationer för verksamheten. Hur tänker du hantera förlust av dokument om en katastrof inträffar ? Du bör också inkludera detta i din BCP.
6. Beredskapsutrustning
Låt oss anta att ett produktionsföretag tappar all sin vitala utrustning och maskiner som det använder för att tillverka sina varor. Naturligtvis skulle företaget ha försäkrat denna utrustning och maskiner, men försäkringsbolaget kommer inte att betala dig samma dag som du lämnar in dina fordringar, eller hur? Skulle du sedan låta dina konsumenter hänga och låta dina konkurrenter ta över medan du försöker samlas igen ? Du måste lägga en plan för beredskapsutrustning som kan användas för att fortsätta driften tills du kan börja fungera igen.
7. Beredskapsplats
Var skulle du flytta ditt företag tillfälligt om du förlorar dina nuvarande affärslokaler? Kan dina anställda arbeta hemifrån i väntan på den tid du kan återställa din plats ? Det här är saker du måste undersöka och beskriva hur det ska hanteras om sådana situationer uppstår.
8. Instruktionslista
Det bör också finnas en instruktionslista som innehåller flera avgörande ansvarsområden som ska hanteras i katastroftider och hur de ska hanteras. Till exempel bör det finnas en detaljerad instruktion om hur man kontaktar ditt försäkringsbolag för att informera dem om katastrofen och hur man ansöker om försäkringskrav. Detta bör göras för varje avgörande ansvar i företaget.
9. Dokumentation av din affärs kontinuitetsplan
När du är klar med att skriva din affärskontinuitetsplan ska du se till att du har den dokumenterad i både mjuka och hårda kopior. Du kan använda molnlagring och säkerhetskopior utanför webbplatsen för mjukkopior. När det gäller papperskopiorna, se till att alla nyckelpersoner inte bara har en kopia utan också förstår vad de ska göra med den.
Även om en affärskontinuitetsplan är enkel att göra och borde vara något du kan komma på med på egen hand, kan du överväga att anställa en konsult för att hantera den åt dig om du tycker det är utmanande att hantera.