De flesta affärer som så småningom blir stora började små precis som Apple® och Microsoft®. Några av dem började från garaget och de växte så småningom till att bli ett hushållsnamn över hela världen. Sanningen är att utöver att ha en fantastisk affärsidé är engagemang, disciplin, engagemang och uppmärksamhet på detaljer några av de grundläggande attributen som gör att ett litet företag blir så stort.
Om du är en entreprenör som driver ett litet företag eller som handlar med detaljhandel är en av nycklarna som du behöver för att få ditt företag att växa och bli mycket lönsamt att sätta en process på plats som kommer att säkerställa effektiv lagerstyrning. Ordspråket att ”detaljhandeln är detalj” beskriver korrekt begreppet effektiv lagerstyrningsmetod för småföretag; du måste bara vara uppmärksam på alla aspekter av ditt lilla företag om du vill att det ska växa.
Betydelsen av lagerstyrning för småföretagare
Ingenting skickar en kund i händerna på en konkurrent som otillräcklig inventering. Samtidigt dödar ingenting kassaflöde och så småningom lönsamhet som överskott av lager.
Som affärsperson måste du hålla en balanserad inventering för att undvika att förlora din kund såväl som för att undvika att behålla överskott av lager. Därför måste du ha ett mycket solidt lagerhanteringssystem. Här är några av de viktiga fördelarna med lagerhantering.
en. Förebyggande av lager-situationer
Föreställ dig att din närmaste livsmedelsbutik ständigt är ute av ditt favoritmärke spannmål, och sedan hör du om en annan butik som inte är så långt borta som nästan aldrig slutar på samma märke. Naturligtvis skulle du börja besöka den nya butiken för att få tag på ditt älskade spannmålsmärke.
Och så småningom, eftersom det skulle vara olämpligt för dig att handla matvaror i två olika butiker, måste du välja en butik - och det skulle naturligtvis vara den butik som alltid har det du behöver på lager. Tyvärr har din närmaste livsmedelsbutik förlorat en kund på grund av dålig lagerhantering.
Du måste alltid sträva efter att tillgodose dina kunders behov genom att se till att de alltid får tillgång till dina produkter och det bästa sättet att göra detta är genom korrekt lagerhantering.
b. Undvika överbelastning
Overstocking är i sig ett problem. När du lagrar för mycket av en produkt finns det chansen att du inte kan sälja dem alla i tid och det finns stor sannolikhet för att vissa artiklar skulle gå illa eller till och med bli föråldrade vilket leder till stora förluster för ditt företag.
c. Reducerade innehavskostnader-: Kostnaden för att hålla lager är starkt relaterad till lagerns storlek. Om du behåller precis rätt mängd inventering, skulle du inte behöva spendera alltför mycket på lagring, underhåll, bemanning och alla andra innehavskostnader.
d. Minskning av stöld och pilfering
Ett annat problem som medföljer lagerhantering, vilket korrekt lagerhantering hjälper till att förhindra är minskning av stölder. Det finns alltid oärliga anställda eller kunder som försöker ”hjälpa sig själva” med några av företagets produkter. Med korrekt lagerstyrning och övervakning skulle du enkelt kunna upptäcka och kontrollera sådana situationer.
e. Hantering av rörelsekapital
Du behöver rörelsekapital för att hantera alla aspekter av ditt företag. Men när du sjunker in för mycket medel för att lagra varor, kan andra aspekter av ditt företag lida eftersom det inte skulle finnas tillräckligt med medel för att utföra andra aktiviteter.
Lagerstyrning hjälper dig att hålla just lämpligt antal lager. Dina aktier kommer inte att vara för mycket så att du skulle behöva sjunka för mycket rörelsekapital i det. Och det kommer inte att vara för lite så att ditt rörelsekapital inte utnyttjas effektivt.
f. Tillräckliga råvaror
Lagerstyrning är ännu viktigare för tillverkare eftersom du aldrig får ta slut på råvaror. Om du någonsin har slut på råvaror eller en väsentlig ingrediens för produktionen, kan det leda till följdförluster som förlust av lön som betalats till arbetare, tidsförlust och andra sådana förluster. Tillverkare använder lagerhantering för att säkerställa att lämpliga mängder produktionsmaterial alltid finns tillgängliga.
g. Noggrann vinstbokföring
Inventering är en egen tillgång. Och när du förbereder din finansiella redovisning måste du ange det exakta värdet på din nuvarande inventering. Utan korrekt lagerhantering är det du bäst får en antagen eller till och med överdriven siffra. Detta innebär också automatiskt uppblåsta vinster och felaktiga finansiella rapporter.
h. Re-beställning
Lagerstyrning hjälper dig att veta när du ska beställa om försålda varor. Det hjälper dig också att undvika tidsfördröjningar i ombeställningsprocessen. Ibland när du beställer vissa viktiga produktionsmaterial skulle leverantören ta tid innan han behandlar din beställning och levererar till dig. Med korrekt lagerstyrning skulle du ha sett ut varje leverantörs ledtid och skulle kunna beställa vid rätt tidpunkt.
jag. Lagereffektivitet
Om du har ett mycket stort lager eller flera lager blir det svårt att veta vilket lager som innehåller vilka artiklar, och detta leder till onödiga förseningar i produktionsprocessen. Med adekvat lagerhantering kan sådana problem elimineras eller reduceras till det absolut bästa. Det hjälper också till att sänka lagringskostnaderna avsevärt.
j. Identifiering av potentiella problem
Korrekt lagerhantering gör det lättare att snabbt identifiera potentiella produktionsproblem som är relaterade till lagerhantering och gör att du också kan vidta snabba åtgärder.
Även om spårning av lager inte är en trevlig uppgift, är det en viktig aspekt av att driva ett framgångsrikt företag. Att ha ett bra system på plats för att spåra ditt lager och försäljning hjälper dig att ta reda på vilka varor du har på lager, vad du har sålt, vad som fortfarande är på beställning och när dina beställningar kommer att komma.
Med ett sådant system kan du snabbt känna igen snabbsäljande produkter som du behöver beställa och långsamt sälja produkter som du behöver antingen markera eller marknadsföra mer aggressivt. Dessutom kan spåra ditt lager regelbundet och effektivt hjälpa dig att hålla en måttlig inventering som inte är för mycket eller för lite.
Att ha för mycket inventering kopplar samman medel som annars skulle kunna användas för driftskostnader eller för andra viktigare ändamål. Att ha för lite lager, å andra sidan, gör att du tappar intäkter eftersom du inte har tillräckligt med produkter att sälja. Efter att ha diskuterat vikten av lager- och försäljningsspårning, låt oss nu diskutera hur du spårar lager och försäljning i ditt lilla företag. Det finns många sätt att spåra ditt lager och alla dessa metoder faller under två kategorier: manuell och automatiserad.
Två sätt att spåra ditt lager och försäljning
I. Manuell metod
För att spåra ditt lager med den manuella metoden, börja med att räkna dina produkter för att bestämma startinventariet. Kategorisera sedan ditt lager först efter produktnamn, sedan efter andra specifika attribut för produkterna, till exempel färg, storlek, användning, datum eller stil.
Om du till exempel har parfymer som lager, vill du kategorisera dem med namnet, sedan om de är för män eller kvinnor eller båda, sedan efter storlek. Detta gör det lättare för dig att spåra vad du behöver och vad du inte har sålt. När du har sorterat artiklarna i ditt lager i kategorier, skapar du ett kalkylblad i Microsoft Excel för att spåra ditt lager och försäljning.
Skapa helt enkelt ett kalkylblad för varje produkt och lista det ursprungliga lagerantalet för produkten. Från den punkten, justera det ursprungliga lagerantalet vid behov. Det vill säga, subtrahera all försäljning av varje produkt från ditt register och lägg till nyanlända till den. Gör detta minst en gång i veckan och justera det totala lagret vid behov.
Microsoft Excel räcker om du har mindre än 10 olika artiklar på ditt lager. Men om du har mer än 10 artiklar på ditt lager är ett bättre alternativ att skapa en inventeringsdatabas i Microsoft Access. Microsoft Access erbjuder inventeringsmallar som är halvautomatiska, mer attraktiva och lättare att använda. Och du kan skriva ut bekväma lagerrapporter för att spåra försäljning, tillägg till lager och avkastning. Men det är fortfarande inte lika effektivt som ett helautomatiserat system.
II. Automatiserad metod
Om du driver ett företag som har flera olika artiklar på sitt lager (till exempel en butik), måste du använda ett automatiserat system eftersom den manuella metoden för lager- och försäljningsspårning är för tungvärdig, om den fungerar alls.
Det finns många automatiserade metoder, men det vanligaste och mest effektiva är att integrera professionell lagerhanteringsprogramvara med en streckkodsscanner och register i din butik. Varje produkt har en unik streckkod som skannas vid kassan. Streckkoden innehåller pris samt annan relevant information om föremålet.
När streckkodsscannern har upptäckt och registrerat en produkt för försäljning, registrerar den automatiskt försäljningen och drar av antalet enheter för den köpta artikeln från det totala antalet enheter som finns kvar i butiken. Detta görs inom några sekunder.
En annan metod involverar användning av radiofrekvensidentifiering, som taggar varje inventeringsobjekt med en plastik som innehåller ett programmerbart mikrochip och en liten antenn. Taggarna innehåller relevant information om varje produkt och kan läsas av speciell handhållen läsare.
Även om detta alternativ är dyrare än användning av streckkoder, kommer det med många fördelar. Taggarna kan läsas på lång avstånd. En enorm hög med märkta objekt kan läsas på en gång och informationen på taggarna kan uppdateras omedelbart när artiklarna flyttas från en punkt till en annan i din butik. Och intressant kan taggarna ställas in för att utlösa ett larm när objektet lämnar butiken - förhindrar stöld av märkta varor.
Så om du säljer föremål som är mycket dyra, till exempel smycken, skulle du ha det bättre med det här alternativet. Även om du spårar din försäljning och lager med ett automatiserat system, gör du en manuell kontroll minst en gång per år för att säkerställa att du inte har tappat några lager.
10 effektiva lagertips för lager
Sanningen är att om du inte håller korrekt register över alla transaktioner med produkter och tjänster i ditt företag kommer du förmodligen att kämpa för att få vinst och det kommer säkert att påverka din budgetering. I själva verket är dålig lagerhantering en del av det som får ett företag att gå i konkurs. Låt oss nu snabbt gå igenom de 10 effektiva lagerstyrningstips för småföretag:
1. Skapa en speciell Excel-spridningskit för daglig lagerupptagning
En av de grundläggande saker du behöver göra för att säkerställa effektiv lagerstyrning för ditt lilla företag är att skapa en speciell excel spread skit i syfte att göra lager varje dag. Om du till exempel driver en mamma- och popverksamhet och inte har råd med en anpassad programvara, kan du skriva ut en excel spread skit och göra manuell lagerupptagning; en inbunden bok kan till och med tjäna samma syfte.
2. Se till att alla varor som kommer in i ditt lager är dokumenterade av olika tjänstemän
Ett annat tips som garanterar effektiv lagerstyrning för ditt lilla företag är att se till att alla varor som kommer in i ditt lager eller butik dokumenteras av olika tjänstemän. Processen är enkel, när en lastbil väl har kommit in i ditt lager kommer föraren av lastbilen att presentera sin färdbrev till säkerhetsmannen vid grinden, säkerhetsmannen kommer att bekräfta och ta sitt eget lager, och sedan lagerföraren borde också ta sitt eget lager separat från säkerhetsmannen.
4. Konsultera mjukvaruutvecklare för att utveckla kundanpassad inventeringsprogramvara för ditt företag
Det finns anpassad lagerprogramvara som säkerställer effektiv lagerhantering; det hjälper dig att skapa fakturor och generera kvitton för alla affärstransaktioner. Sanningen är att de flesta småföretag kanske inte kan betala en mjukvaruutvecklare för att hjälpa dem att utveckla anpassad mjukvara för sin verksamhet. Om du har råd med anpassad mjukvara för ditt företag, gör det på alla sätt.
4. Tvinga obligatorisk utfärdande av kvitto för varje affärstransaktion
Ett annat tips för effektiv lagerstyrning för småföretag är att verkställa utfärdande av kvitto för varje affärstransaktion. Att faktiskt utfärda kvitton elektroniskt är det som är på modet. Det hjälper ditt företag att koppla kryphål som kan tömma ditt företag.
5. Uppmuntra användningen av POS-maskin mot kontanter
Om du vill implementera effektiv lagerstyrningsstruktur för ditt lilla företag måste du uppmuntra till kontantlös transaktion. Användningen av Point of Sale Machine (POS) är ett effektivt sätt att minimera bedrägerier i små företag. Med POS-maskiner kan du vara säker på att dina försäljningsflickor / pojkar inte stjäl dina pengar.
6. Skapa ett centralt databassystem:
Du måste skapa ett centralt databassystem, särskilt om du har flera försäljningsställen. Ett centraliserat databassystem underlättar enkel spårning av varje affärstransaktion i ditt företag i realtid. Faktum är att du kan sitta på ditt kontor eller hem för att övervaka flödet i ditt företag när du har ett centraliserat databassystem.
7. Utveckla ditt anpassade spårningssystem
Det finns olika spårningssystem som du kan sätta i kraft för att upprätthålla effektiv lagerhantering för ditt lilla företag. Du kan sitta med ditt team för att bestämma det bästa spårningssystemet som passar ditt företag. Men om du driver en transportverksamhet eller en taxiverksamhet kan du installera bilspårare på alla dina lastbilar och hyttar - det är de enklaste och bekvämaste sätten att spåra lager för sådant företag.
8. Skapa en affärsprocess som hjälper dig att få feedback från dina kunder
Ett annat sätt att implementera effektiv lagerhantering för ditt lilla företag är att skapa en affärsprocess som hjälper dig att få feedback från dina kunder. Till exempel i vissa banker, när du sätter in kontanter, skulle du behöva släppa en kopia av din teller i en låda inuti banken och du skulle också behöva ange information om din transaktion i en huvudbok. Du kan anta denna modell för spårning av lager om den passar ditt företag.
9. Informera dina leverantörer och leverantörer om rapporten du vill ha från dem
Ett annat sätt att säkerställa effektiv lagerhantering för ditt lilla företag är att kontakta dina leverantörer och leverantörer för att diskutera dina förväntningar från dem när det gäller lager. Ditt avtal med dem kan vara att du kan få tillgång till detaljerna i alla transaktioner med dem två gånger per månad, 6 månader eller till och med årligen. Det är ett sätt att jämföra poster för att vara säker på att du är på rätt spår.
10. Hyr inventeringskonsult för att hjälpa dig att granska din lagerstruktur då och då
Slutligen är en av de saker du behöver för att säkerställa att du implementerar effektiv lagerstyrningsstil för ditt lilla företag att hyra en lagerkonsult som hjälper dig att granska din lagerrapport och struktur då och då. Detta tillvägagångssätt hjälper dig att korrigera fel i din affärsprocess.
Där har du det; de 10 effektiva lagerstyrningstips för småföretag.